
Koje obaveze donosi novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti
Neophodnost donošenja novog Zakona o arhivskoj građi je sasvim jasna ukoliko uzmemo u obzir činjenicu da on je zamenio dosadašnji Zakon o arhivskoj građi iz 1998. godine. Pre dve decenije elektronski dokumenti nisu ni postojali, te su i odredbe starog Zakona bile formulisane u skladu sa zastarelim načinom poslovanja, te nisu bile usklađenje sa modernim vođenjem poslova i evidencije u kom je većina dokumentacije isključivo u elektronskom obliku.
Važan iskorak u budućnost
Izuzetno važan korak u unapređenju zaštite arhivske građe predstavljaju novi propisi o arhivskoj delatnosti. Od 2. februara 2021. godine Srbija ima novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti kojim su uvedene i nove obaveze za sve subjekte koji stvaraju arhivsku građu i dokumentarni materijal, a to su državni organi i organizacije, organi teritorijalne autonomije i jedinice lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća, privredna društva, preduzetnici, lica koja obavljaju registrovanu delatnost.
Izuzetno je važno naglasiti da broj zaposlenih lica ne utiču na postojanje obaveze usklađivanja sa novim propisima, odnosno, ukoliko imate makar i jednog zaposlenog, potpadate pod primenu novog Zakona i nove obaveze se odnose i na Vaše preduzeće.
Dokumentarni materijal i arhivska građa
Dokumentarni materijal predstavlja sva dokumenta, koja nastaju radom subjekata, kako u privatnom, tako i u javnom sektoru. Rokove čuvanja za takav materijal (koji nije neophodno trajno čuvati), određuje privredni subjekt čijim radom ona nastaju, primenjujući rokove propisane posebnim zakonima.
Arhivska građa predstavlja specifičnu vrstu dokumentarnog materijala. Specifičnost se ogleda u tome, što arhivsku građu čine dokumenta koja imaju određeni kulturni, istorijski i generalno gledano društveni značaj, a koja moraju trajno da se čuvaju i koja se nadležnom arhivu podnose na čuvanje, 30 godina nakon nastanka dokumenata koji predstavljaju arhivsku građu. Zakonom se prvi put uvodi mogućnost stvaranja i čuvanja arhivske građe u elektronskom obliku, koja će morati da se čuva u skladu sa odredbama Zakona i propisa kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje dokumenata.
Nove obaveze privrednih subjekata
Pored nekih već poznatih obaveza, koje su preuzete iz prethodnog Zakona, novi Zakon uvodi i dodatne obaveze po ovom pitanju za sve privredne subjekte. Dakle, prema sada važećim propisima svaki privredni subjekat je u obavezi da:
- obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
- evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal;
- predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom;
- osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
- vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu;
- dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
- pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
- odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;
- omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;
- postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.
Takođe, zakon o arhivskoj građi određuje obavezu za stvaraoce da donesu:
- opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
- opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.
Pored novih obaveza, Zakon predviđa i nove kazne u slučaju nepostupanja u skladu sa važećim odredbama. Predviđena kazna za pravno lice iznosi od 50.000,00 do 2000.000,00 dinara, a kazna za odgovorno lice je od 5.000,00 do 150.000, 00 dinara. Ranije predviđene kazne su bile od 1.000,00 do 10.000,00 dinara za pravno lice, a 100,00 do 1.000,00 dinara za odgovorno lice u pravnom licu. Dakle, zaprećene kazne su povećane od 50 do čak 200 puta.
Sva dodatna pitanja u vezi sa ovim propisima možete uputiti našem advokatskom timu na E-Mail adresu: office@mlaw.rs