
Obaveze kompanija po osnovu Zakona o arhivskoj građi (rok: 31.12.2021.)

Šta je Dokumentarni materijal, a šta predstavlja Arhivsku građu opisali smo u tekstu o novom Zakonu odmah nakon usvajanja istog, dok ćemo se ovde posvetiti novim obavezama kompanija u Srbiji.
Na koga su primenjive obaveze iz ovog Zakona?
Zakon se primenjuje na preduzetnike i privredna društva osnovana i registrovana u Republici Srbiji, s obzirom na to da isti obavljanjem svakodnevne delatnost stvaraju materijal koji shodno Zakonu može biti svrstan u kategoriju Dokumentarnog materijala, odnosno, u izuzetnim slučajevima u kategoriju Arhivske građe.
Ipak, nezavisno od vrste pravnog subjekta ili kategorije dokumenta, Zakon predviđa obavezu vođenja godišnje Arhivske knjige, koja predstavlja opšti pregled celokupnog Dokumentarnog materijala jednog subjekta, koja se vodi na propisanom formularu.
Prva obaveza sa kojom će se kompanije suočiti jeste donošenje normativnih akata
(rok za izradu obaveznih normativnih akata je 31.12.2021. godine)
Koje normativne akte kompanija treba da donese?
- Pravilnik o kancelarijskom i arhivskom poslovanju;
- Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
- Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata.
Druga obaveza sa kojom će se kompanije suočiti jeste obaveza dostavljanja prepisa Arhivske knjige nadležnom arhivu
(rok za dostavljanje prepisa Arhivske knjige jeste 30. april 2022. godine za Dokumentarni materijal i Arhivsku građu koji su nastali tokom 2021. godine)
Ujedno i sva pravna lica i drugi Stvaraoci Dokumentarnog materijala koji do sada nisu uredno vodili arhivsku knjigu, biće dužni da retroaktivno sačine istu od dana osnivanja i dostave njen prepis nadležnom javnom arhivu.
Koji je nadležni arhiv?
Mesna nadležnost arhiva je uređena Rešenjem o utvrđivanju teritorije arhiva (“Sl. glasnik RS”, br. 7/96), pa će tako, primera radi Istorijski arhiv Beograda biti nadležan organ za kompanije sa sedištem u Beogradu. U slučaju nedoumica oko utvrđivanja mesne nadležnosti arhiva će Vam naš pravni tim rado pomoć.
Prethodna registracija privrednog društva kod nadležnog arhiva
Pre slanja prepisa Arhivske knjige, potrebno je da kompanija obavi prethodnu registraciju kod nadležnog arhiva. Ovo se obavlja dostavljanjem nadležnom arhivu sledećeg:
- Izvod iz Agencije za privredne registre (dalje: „APR“);
- Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, a na koju nadležni arhiv daje svoju suglasnost;
- Zahtev nadležnom arhivu za saglasnost na Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
- Opšti akt tog privrednog društva o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- Opšti akt tog privrednog društva o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata;
- Odluku privrednog društva o određivanju odgovornog stručnog lica za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Prekršajni postupak
Nesporno je da će se nakon kraćeg vremenskog perioda pristupiti kontroli ispunjenosti novih obaveza, tako što će kroz digitalizovani pristup inspekcijski organi na vrlo jednostavan način moći da utvrde koji sve privredni subjekti sa sedištem na teritoriji konkretnog arhiva nisu izvršili registraciju, koji sve privredni subjekti sa sedištem na teritoriji konkretnog arhiva nisu ishodovali potrebnu saglasnost tog arhiva na Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala, odnosno, koji sve privredni subjekti sa sedištem na teritoriji konkretnog arhiva nisu dostavili prepis Arhivske knjige.
Podsetimo se: u slučaju da navedene obaveze ne budu ispoštovane Zakon je propisao novčane kazne u iznosu od
- 50.000 do 2.000.000 dinara za pravno lice, odnosno,
- 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu.
Pregled svih obaveza privrednih subjekata koje proizilaze iz ovog Zakona:
- obezbeđivanje odgovarajućeg prostora i opreme za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- evidentiranje, označavanje, klasifikovanje, datiranje i arhiviranje arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- predaja arhivske građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim zakonom;
- osiguranje trajnog čuvanja arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
- pribavljanje mišljenja nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
- omogućavanje ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabirom iz dokumentarnog materijala;
- postupanje u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- obaveštavanje nadležnog arhiva o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka;
- obaveštavanje nadležnog arhiva u roku od 30 dana o svom osnivanju, kao i o svim statusnim i organizacionim promenama.
Sa pitanjima koja se odnose na Arhivske knjige, uputstvo za vođenje Arhivske knjige ili modele svih akata koje je privredno društvo u obavezi da prethodno donese kako bi se registrovalo kod nadležnog arhiva možete nam se obratiti putem naše kontakt forme ili na e-mail: office@mlaw.rs, a naš tim će Vam rado pružiti potrebne odgovore i stručno voditi Vašu kompaniju kroz ovu proceduru.