Follow us
  >  Vesti   >  Elektronsko arhiviranje u 2024. godini- nova obaveza kompanija u Srbiji

Elektronsko arhiviranje u 2024. godini- nova obaveza kompanija u Srbiji

Elektronsko arhiviranje u 2024. godini- nova obaveza kompanija u Srbiji

U procesu obavljanja poslovnih aktivnosti generiše se obiman broj dokumenata poput ugovora, pisama, računa i drugih pisanih materijala. Svi ti dokumenti čine dokumentarni materijal u skladu sa zakonima o arhiviranju, a svaki preduzetnik i svaka kompanija u Republici Srbiji smatraju se stvaraocima ovog dokumentarnog materijala jer nastaje kao rezultat njihovog poslovanja ili se pojavljuju kao vlasnici, učesnici u ugovornim odnosima ili jednostavno kao imaoci. Ipak, samo deo ovog materijala ima dugotrajnu važnost za društvo i spada u kategoriju arhivske građe.

 

Koji propisi ovo regulišu?

 

Ključi propis koji reguliše ovu ovlast je Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (dalje: „Zakon“). Ovaj zakon je stupio na snagu pre 3 godine (Obaveze kompanija po osnovu Zakona o arhivskoj građi), kada je psoebna pažnja bila posvećena obavezama kompanija da arhiviraju materijal. Osim zakona za ova pitanja relevantna je i Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku (dalje: „Uredba“), a čija primena je počela prvim danom 2024. godine.

 

Ovim ova dva propisa važno je da kompanije do momenta predaje arhivske građe nadležnom arhivu kompanije su

 

dužne da elektronsko arhiviranje vrše u skladu sa Uredbom o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje.

 

Šta novo donosi Uredba?

 

Uredba detaljno uređuje obaveze stvaraoca i imaoca dokumentarnog materijala i arhivske građe u elektronskom obliku. Ovo se odnosi na materijal koji je originalno nastao u elektronskom formatu. Uredba ne obuhvata dokumente koji su nastali u formatima koji nisu elektronski (npr. papirni ili štampani oblik) niti nameće obavezu da se takvi dokumenti skeniraju i dalje čuvaju elektronski.

 

Ovom Uredbom se regulišu jedinstveni tehničko-tehnološki zahtevi i procedure koje treba da ispune stvaraoci i imaoci u pogledu pouzdanog čuvanja, zaštite i arhiviranja elektronskog dokumentarnog materijala, a određen je i način vršenja nadzora od strane nadležnog arhiva, kao i postupak izdvajanja i uništavanja elektronskog dokumentarnog materijala, odnosno izdvajanja i predaje arhivuelektronskog dokumentarnog materijala koji se čuva trajno protekom roka od 30 godina od nastanka tog materijala.

 

Šta to praktično znači za kompanije?

 

Stvaraoci i imaoci vrše elektronsko arhiviranje u softverskom rešenju – informacionom sistemu za pouzdano elektronsko čuvanje. Ključno je osigurati visok nivo zaštite kako bi se sprečili gubici podataka, očuvao integritet informacija i spriječio neovlašten pristup. Kompanije imaju slobodu da odaberu softverska rješenja koja im odgovaraju za sigurno čuvanje elektronskih dokumenata. Važno je napomenuti da ovo ne mora nužno rezultirati dodatnim troškovima za privredu, jer zakon dopušta subjektima u privatnom sektoru da samostalno čuvaju dokumente elektronskim putem pomoću već postojećih softverskih alata. Međutim, za one koji preferiraju tu opciju, postoji mogućnost angažovanja specijalizovanih provajdera usluga za sigurno elektronsko čuvanje dokumenata.

 

Kompanije treba od 01. januara 2024. godine da ispune sledeće obaveze:

 

  1. da donesu internia pravila za pripremu dokumenata za pouzdano elektronsko čuvanje,
  2. da primene mera zaštite softverskog rešenja,
  3. da pripreme dokumentarni materijal za elektronsko arhiviranje,
  4. da klasifikuju dokumentarni materijal u skladu sa listom kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala i da odrede rok čuvanja,
  5. da evidentiraju podatake o stvaraocu u softverskom rešenju i određivanje metapodataka o dokumentarnom materijalu,
  6. da potvrde vernosti izvornom materijalu i tačnosti metapodataka kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno pečatom i njihova periodična nadogradnja
  7. da vode evidencije o preduzetim radnjama u postupku pripreme za elektronsko čuvanje i elektronsko arhiviranje,
  8. da čuvaju dokumentarni materijal u formatima pogodnim za dugotrajno čuvanje;
  9. da vode arhivske knjige u elektronskom obliku.

Kompanije treba usvojenu listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja da dostave u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu u eArhiv putem Portala eUprava.  Nadležni javni arhiv u eArhiv-u proverava listu kategorija i daje saglasnost. Ako nadležni javni arhiv utvrdi nepravilnost u listi, može da naloži meru za njeno ispravljanje, na osnovu koje stvaralac i imalac bez odlaganja vrše ispravku i dostavljaju ispravljenu listu u eArhiv.

 

Elektronsko arhiviranje u 2024. godini jeste jedna od najvaćnijih dodatnih obaveza kompanijama koja do sada nije postojala. Kompanije treba od 1. januara 2024. godine da posvete posebnu pažnju prilikom čuvanja elektronskih dokumenata jer obaveza elektronskog arhiviranja od sada važi za sve dokumente koji nastanu u elektronskom obliku.

Za dodatne informacije možete se obratiti našem pravnom timu putem e-mail adrese: office@mlaw.rs

 

Postavite Komentar